Per molte imprese, gestire i rimborsi spese dei dipendenti è ancora un processo manuale, macchinoso e poco efficiente. Una pratica che sembra uscita da un’altra epoca e che, nel 2025, continua a far perdere tempo prezioso e risorse economiche, sia a chi lavora sul campo, sia a chi si occupa di amministrazione in azienda.
Pensiamo a una situazione quotidiana: un tecnico parte per una trasferta e anticipa di tasca propria le spese di viaggio, carburante, pernottamento e pasti. A fine settimana deve raccogliere tutti gli scontrini e inviarli all’ufficio amministrazione. Da lì parte un altro iter: verifica, approvazione, eventuali richieste di chiarimento e… solo dopo diversi passaggi, finalmente, il rimborso (nella migliore delle ipotesi in busta paga del mese successivo).
Secondo una ricerca di GBTA (Global Business Travel Association), una singola nota spese costa all’azienda in media 58 euro solo in termini di tempo impiegato per la gestione e una su cinque, contiene errori o incongruenze. Un meccanismo inefficiente che si traduce in perdite economiche e produttive.
La situazione è particolarmente rilevante anche qui a Brescia e provincia, uno dei poli industriali e produttivi più vitali d’Italia.
Un ecosistema ricco di aziende strutturate, con numerosi dipendenti, frequenti trasferte, spese di rappresentanza e clienti da gestire. Dalla manifattura all’automotive, dall’ingegneria alle imprese edili, tutti settori con esigenze di spesa complesse e dinamiche.
Proprio per rispondere a queste problematiche nasce la nuova funzionalità Expense Management di Tot, conto aziendale 100% online, progettato da una startup italiana e pensato appositamente per semplificare la vita delle imprese.
Con Tot, ogni azienda può emettere carte aziendali (fisiche o virtuali) direttamente da app, assegnandole ai collaboratori o a specifici centri di costo. Inoltre, per ogni carta è possibile impostare i limiti di spesa (giornalieri o mensili), evitando spese non autorizzate.
Ma la vera novità è la gestione delle note spese completamente digitale e in tempo reale. I dipendenti possono fotografare gli scontrini, caricare i giustificativi via app, inserire un commento per contestualizzare la spesa e caricare tutto in app mentre avviene la spesa.
Dall’altra parte, l’ufficio amministrativo può verificare dalla dashboard i giustificativi, con un risparmio enorme di tempo e con una visione chiara e aggiornata di tutte le spese aziendali.
Una soluzione che, di fatto, elimina alla radice i rimborsi spesa, facendo più contenti i dipendenti e alleggerendo tutto il carico di lavoro per gli uffici amministrativi.
Addio dunque a moduli cartacei, ritardi e perdite di tempo. Nel contesto bresciano, dove le imprese devono ogni giorno coniugare velocità, efficienza e controllo dei costi, digitalizzare i processi di gestione spese rappresenta una svolta e un vantaggio competitivo importante.