Gestione del personale dipendente: perché è importante e quali sono le principali pratiche

Gli imprenditori moderni e più in generale le aziende dove le cose funzionano bene prestano particolare attenzione alla gestione del personale. Le risorse umane, infatti, rappresentano il vero motore di un’azienda, le persone che la costruiscono e che, con il proprio operato, possono risultare fondamentali per il successo di un’attività. Ciò vale per tutte le realtà imprenditoriali: di grandi come di piccole dimensioni.

Un’impresa è molto più del servizio e dei prodotti che propone alla clientela. Approntare un’organizzazione e comunicazione ottimali con i dipendenti rende più semplice (e certo) il raggiungimento di determinati obiettivi, favorendo la creazione di un ambiente sano e improntato sul benessere. Qualcosa di spesso sottovalutato, ma capace di fare la differenza, anche per il fatturato.

Esistono diversi strumenti in tale ambito e quello sicuramente più all’avanguardia, nonché il più completo, è il software per la gestione del personale, un programma ad hoc e predisposto allo scopo, rispettoso della privacy e di semplice fruizione, da mobile come da pc.

Oggi analizziamo perché la gestione dei dipendenti si rivela così cruciale per il business e come il buon vecchio foglio di carta compilato a mano risulti ormai superato.

Risorse umane e gestione del personale: di cosa parliamo

Con il termine risorse umane si fa riferimento all’insieme di quanti operano all’interno dell’azienda, dipendenti e non solo. Tale denominazione ha iniziato a essere in voga a partire dagli anni Sessanta. Il punto di partenza è una considerazione diversa di competenze e professionalità, considerate come capaci di approntare un valore aggiunto in termini di produzione.

La gestione del personale, invece, può essere intesa come un processo che contempla al suo interno le varie attività che riguardano il personale: selezione, assunzione, formazione e management. Questo a livello puramente tecnico, a cui va aggiunto un punto di vista più manageriale, inerente il raggiungimento di obiettivi prefissati.

Fare in modo che i propri dipendenti siano motivati dovrebbe essere una priorità dell’impresa, un aspetto centrale da portare avanti a 360°.

Pertanto, gestione del personale e delle risorse umane non sono esattamente la stessa cosa: nel secondo caso l’aspetto è più strategico e meno tecnico, essendo i dipendenti considerati come un bene prezioso, come una risorsa. Le due metodologie andrebbero comunque integrate e portate avanti di pari passo.

A chi spetta la gestione del personale

La gestione del personale è qualcosa di cui non sempre a occuparsi è la stessa figura e, non di rado, viene gestito da più addetti. In genere nelle aziende di grandi dimensioni tale compito spetta a un HR manager, ovvero a un responsabile delle risorse umane.

Nelle imprese più piccole, invece, il compito compete al reparto amministrativo, a meno che non venga gestito direttamente dal titolare, cosa non poi tanto rara. In questo caso, a meno che il datore di lavoro non abbia maturato nel corso della sua carriera competenze specifiche, è sempre bene confrontarsi con consulenti specializzati.

Gestione del personale: le attività

Le attività principali che interessano la gestione del personale sono sostanzialmente tre, come abbiamo avuto modo di accennare:

• Selezione, assunzione, dimissioni dei dipendenti.
• Tutto ciò che riguarda l’amministrazione.
• Formazione e sviluppo della forza lavoro.

La parte più elaborata è forse quella legata all’amministrazione, i cui compiti interessano anche rilevazione delle presenze, gestione di ferie e permessi, pianificazione dei turni e dell’orario di lavoro, recapitato delle buste paga. Tutti compiti che possono essere svolti in vari modi e che, a seconda di come vengono attuati, possono ottimizzare il flusso di lavoro e la comunicazione tra le parti (oppure il contrario).

Gli strumenti per la gestione del personale

Gli strumenti che si possono utilizzare per la gestione del personale sono diversi e interessano soprattutto gli aspetti legati all’amministrazione quotidiana (ad esempio, la rilevazione delle presenze, la pianificazione delle ferie e la consegna dei cedolini paga) e quelli comunicativi tra azienda e dipendente.

Se fino a non molto tempo fa diverse procedure prevedevano l’uso di carta e penna, come abbiamo avuto modo di accennare all’inizio tale strumento appare ormai superato. Svariate imprese si avvalgono di programmi come Word ed Excel che però risultano spesso insufficienti.

La ragione è molto semplice: l’errore, utilizzando simili software, è davvero dietro l’angolo, dal momento che diverse funzioni non risultano automatizzate, complice un’interazione uomo-macchina ad alti livelli.

Un software gestionale si rivela lo strumento più all’avanguardia, in particolare per quanto riguarda i compiti amministrativi. Tutto parte da una rilevazione esatta, semplice e precisa delle presenze, svolta in maniera migliore di quanto non avvenga tramite marcatempo e cartellini, più costosi e facilmente danneggiabili, nonché difficilmente utilizzabili per chi opera fuori sede o da remoto.

Attraverso l’acquisizione di tali dati, conseguita tramite l’uso di un’app fruibile da cellulare, tablet e pc, viene elaborato il conteggio di ferie e permessi nonché di tutto ciò che riguarda la busta paga. Inoltre, la piattaforma si rivela l’ideale per lo scambio di comunicazioni tra le parti, che non vengono potenzialmente perse come accadrebbe appendendo un foglio in bacheca oppure con una mail.

C’è poi un altro aspetto per cui tale soluzione risulta virtuosa: il rispetto della privacy della persona, ai massimi livelli grazie all’accesso tramite account personale.