Come inviare file di grandi dimensioni via mail: le opzioni migliori

Più di una volta ci sarà capitato, nello scrivere una email, di dover aggiungere fra gli allegati un documento, un PDF, una foto, e che risultasse impossibile inviarla, con l’avviso che il file inserito fosse troppo grande per essere supportato. E anche se noi riuscissimo a inviare via mail file grandi, non è detto che il mittente sia in grado di visualizzarli.

Ma dunque, come inviare un file di grandi dimensioni? Esistono diversi modi con cui risolvere il problema, e in questo articolo ne esploreremo alcuni che ci permetteranno di mandare file grandi via mail senza troppi problemi.

Comprimere la dimensione del file

Uno dei modi più semplici per inviare file di grandi dimensioni via mail è quello di comprimere la dimensione del documento che si vuole inviare. In questo modo il file sarà in grado di non superare i 25 MB standard che le mail ci permettono di allegare. Esistono diversi modi con cui comprimere un file che possono rivelarsi utili al nostro scopo, a seconda del tipo di documento che desideriamo inviare.

Comprimere un PDF

La maggior parte delle volte gli allegati delle nostre email sono PDF, e il limite di 25 MB può venire facilmente superato, ad esempio, se cerchiamo di inviare una grande quantità di documenti. Ma allora come inviare tanti PDF via mail? La soluzione è semplicissima e di facile comprensione per tutti.

É necessario affidarci a una piattaforma che ci permetta di ridurre dimensioni PDF. Per esempio, PDF Guru offre questa funzione e in pochi secondi ci permette di comprimere il nostro file mantenendo la qualità iniziale.

Creare un file ZIP

Supponiamo di voler inviare tante foto via mail e che risultino troppo pesanti da poter allegare. Simile a quanto visto per i PDF, la creazione di un file ZIP ci permette di mandare file grandi via mail senza troppe preoccupazioni.

Su Windows

Per creare un file ZIP su Windows è necessario seguire questi passaggi:

1. cliccare in qualunque punto del desktop con il tasto destro del mouse; 
2. scegliere dal menu che si aprirà l’opzione “nuovo”;
3. creare una nuova cartella e mettere al suo interno tutti i file che desideriamo inviare;
4. cliccare col tasto destro sulla cartella e selezionare “invia a”: l’opzione che dovremo scegliere sarà la cartella compressa.

Su MacOS

Il processo è molto simile a quello da utilizzarsi su Windows: 

1. selezionare tutti i file che vogliamo inviare;
2. cliccare sopra l’elenco di file appena selezionati col tasto destro del mouse. Questo farà apparire un menu;
3. scegliere dal menu l’opzione “comprimi elementi”.

Bisogna comunque ricordarsi che il file ZIP diminuisce il peso dei documenti di pochi MB, e che in determinati casi potrebbe non risultare la soluzione migliore per trasmettere file di grandi dimensioni.

Utilizzare servizi di cloud storage

I servizi di cloud storage ci permettono di conservare i nostri documenti qualsiasi sia il loro peso, e di allegare alle nostre mail file che normalmente non sarebbero supportati.

Se ci stiamo chiedendo come inviare file di grandi dimensioni via email utilizzando Gmail o Apple Mail, la soluzione più semplice da adottare è rivolgersi rispettivamente a Google Drive o ad iCloud. Ma possiamo considerare anche Dropbox. Tramite questi servizi, mandare file grandi via mail diventa molto veloce, permettendoci di allegare documenti che superino il peso di 25 MB.

Google Drive

Per trasmettere file di grandi dimensioni utilizzando Google Drive è necessario seguire questi passaggi:

1. aprire Gmail e cliccare il tasto “scrivi” che si trova in alto a sinistra dello schermo;
2. cliccare sull’ icona di Google Drive che appare vicino al tasto “invia”;
3. se ciò che vogliamo inserire non è presente su Google Drive, cliccare sul tasto “carica” e scegliere il file che vogliamo inviare;
4. selezionare il documento e premere il tasto “aggiungi come link”.

iCloud

Se vogliamo inviare file di grandi dimensioni via mail e scriviamo su Apple Mail, il servizio di cloud storage offerto da iCloud, Mail Drop, è quello che fa al caso nostro. Infatti Mail Drop permette di inviare documenti che pesano fino a 5 GB. Teniamo presente che, se l’allegato che vogliamo condividere supera questo limite, questa soluzione non si potrà usare.

Per mandare file grandi via mail con iCloud bisogna quindi:

1. aprire Apple Mail e cliccare sul menu “Mail” in alto a sinistra;
2. selezionare “preferenze” e cliccare in seguito sulla scheda “account”;
3. scegliere l’account per cui desideriamo abilitare Mail Drop;
4. cliccare la casella accanto all’opzione “Invia allegati di grandi dimensioni con Mail Drop”;
5. selezionare il simbolo di foglio e matita in alto a sinistra dello schermo per scrivere la mail;
6. cliccare la graffetta e scegliere il documento che desideriamo allegare.

Dropbox

Dropbox è un altro servizio da tenere in considerazione quando vogliamo inviare file di grandi dimensioni via mail. 

Per caricare su email un documento tramite Dropbox è necessario:

1. aprire Dropbox e caricare il file che vogliamo inviare;
2. selezionare il tasto “copia link” che appare dopo l’upload;
3. caricare il link che abbiamo ricevuto sulla mail che dobbiamo inviare. 

Conclusioni

Sono quindi tanti i modi con cui inviare via mail file grandi, e la scelta di quello migliore dipende dalle nostre esigenze, ma anche dal software che utilizziamo. Grazie a queste soluzioni non dovremo più chiederci come inviare un file di grandi dimensioni, e ciò che prima era fonte di stress non ci causerà più preoccupazioni.